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DOKinform EMAILsafe

Rechtskonforme Archivierung aller E-Mails in ELO

Mit dem DOKinform® EMAILsafe können alle E-Mails aus einem oder mehreren Mail-Servern automatisch revisionssicher in ELO archiviert werden.
Dadurch erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen und entlasten Ihren Mail-Server nachhaltig.

Die Archivierung erfolgt im standardisierten und Hersteller unabhängigen EML-Format unter Nutzung offener Standards (IMAP, POP3).
Bei Einsatz eines MS Exchange Servers werden Journal E-Mails in ELO archiviert. Eine MAPI Schnittstelle ist nicht erforderlich.

Die Archivierung ist je Postfach individuell konfigurierbar. Die E-Mails können als Ganzes und/oder getrennt nach E-Mail und Anhängen archiviert werden.
Spezielle Postfächer wie z.B. elektronisch ein-oder ausgehende Faxe können direkt als Dokument (PDF/TIF) ohne die E-Mail übernommen werden.

Nutzen und Vorteile

  • Rechtskonforme vollautomatische serverseitige E-Mail Archivierung

  • Unterstützung offener Standards (IMAP, POP) und standardisierter Dateiformate (EML)

  • Unterstützung von MS Exchange Journaling

  • Kompatibel zu beliebigen Mail-Servern

  • Benutzer- / Projekt- / Kunden- / Lieferanten-Zuordnung

Maximale Flexibilität, individuelle Anpassung

DOKinform® EMAILsafe läuft als Webservice in einem Anwendungsserver (z.B. Apache Tomcat) und wird über individuelle Profile gesteuert. Folgende Profilarten stehen zur Verfügung:
1. ArchiveJournal
MS Exchange Server Journal Archivierung.
2. ArchiveMail
Einfache E-Mail Archivierung aus einem beliebigen Postfach (lokaler Mail-Server, remote Server, Webmailer), eine direkte Abholung und Weiterleitung an einen internen Mail-Server ist möglich.
3. ArchiveAttachement
Reine Anhangsarchvierung (z.B. Fax), die für den Transport verwendete E-Mail wird verworfen.
4. ArchiveMultiAttachement
Erstellung eines Ordners je E-Mail, Archivierung der gesamten E-Mail sowie aller Anhänge mit identischer Verschlagwortung. Einsatz z.B. für elektronischen Rechnungseingang mit nachträglicher Klassifikation der Inhalte.

Rechtslage

Seit dem 1.7.2011 ist die elektronische Rechnung, z.B. als PDF-Dokument, der Papierrechnung gleich gestellt.
Mit dem DOKinform® EMAILsafe können Sie den gesamten Prozess vom Empfang über die Freigabe und rechtskonforme Langzeitarchivierung schnell und flexibel abbilden.

ELO - Archivstruktur

Die Archivstruktur ist grundsätzlich frei definierbar, im Umfeld von MS Exchange Lösungen hat sich eine Trennung nach „Journal“ und individuellen Benutzer Postfächern bewährt. Das Journal wird chronologisch aufgebaut und fasst alle einund ausgehenden E-Mails zusammen.
In den individuellen Postfach Ordnern werden lediglich Referenzen verwaltet. So hat jeder Benutzer einen individuellen Ordner mit allen E-Mails die er versendet und direkt bzw. in Kopie (CC) empfangen hat.
Optional können E-Mails in einem Nachverarbeitungs Prozess über die Absender Domäne auch direkt Kunden- oder Lieferantenakten zugeordnet werden.
Die Steuerung der Zugriffsrechte erfolgt zentral über den Journal Bereich.